Gründung eines Verbindungsbüros

Einführung

Das Verbindungsbüro ist eine Art von Unternehmen, das strukturelle Unterschiede sowohl zu einem Unternehmen als auch zu einer Niederlassung eines ausländischen Unternehmens aufweist.

Verbindungsbüros sind für diejenigen Investoren geeignet, die einen Beobachtungspunkt haben möchten, an dem sie den Markt für einen bestimmten Zeitraum beobachten und zunächst die wirtschaftliche Atmosphäre des Landes besser verstehen können, anstatt direkt in ein unbekanntes Gebiet einzusteigen. Auf diese Weise können sie sehr wertvolles lokales Fachwissen erwerben und die Anzahl und Qualität ihrer Verbindungen verbessern, während sie im Auftrag ihrer Mutterunternehmen nach Investitionsmöglichkeiten auf dem türkischen Markt suchen.
 

Rechtspersönlichkeit

Ein Verbindungsbüro kann nach türkischem Recht nicht als juristische Person angesehen werden. Es hat keine von seiner Muttergesellschaft getrennte Rechtspersönlichkeit. Selbstverständlich hat ein Verbindungsbüro keine eigene Satzung.

Da es keine Rechtspersönlichkeit hat, gehören die Rechte und Pflichten des Verbindungsbüros direkt seiner Muttergesellschaft.

Ebenso muss der Handelsname des Verbindungsbüros den Namen der Muttergesellschaft enthalten. So das Verbindungsbüro eines ausländischen Unternehmens namens „ABC Produktion Ltd.“ kann einen Namen wie „ABC Produktion Ltd. Türkei Istanbul Verbindungsbüro“ haben.
 

Tätigkeiten

Ein Verbindungsbüro kann jedoch keine kommerziellen Tätigkeiten ausüben, die Einkommen erzeugen. Dies ist nach türkischem Recht strengstens verboten. Wenn ein Verbindungsbüro diese Regel nicht einhält, wird seine Genehmigung von der zuständigen Regierungsbehörde widerrufen.

Verbindungsbüros können folgende Tätigkeiten ausüben:

a)    Marktforschung,

b)    Werbung für die Waren und Dienstleistungen der Muttergesellschaft,

c)    Vertretung und Hosting,

d)    Kontrolle der Lieferanten,

e)    Technischer Support,

f)    Kommunikation und Informationsübertragung, 

g)    Regionales Managementzentrum und

h)    Andere ähnliche Aktivitäten.

Kapital

Ein Verbindungsbüro verfügt nicht über ein eigenes Kapital und als Folge davon besteht für Verbindungsbüros nach türkischem Recht keine obligatorische Mindestkapitalanforderung.

Alle Finanzmittel, die das Verbindungsbüro benötigt, sei es für Miete, Gehälter der Mitarbeiter oder sonstige Kosten, die für seine Aktivitäten anfallen, müssen von der Muttergesellschaft bereitgestellt werden.

Vertreter des Verbindungsbüros und Mitarbeiter

Alle Verbindungsbüros müssen einen Vertreter haben. Der Vertreter ist eine reale Person, die das Verbindungsbüro gegenüber Dritten verwaltet und vertritt und für die täglichen Aktivitäten des Verbindungsbüros und für andere Aufgaben der Muttergesellschaft verantwortlich ist. Ein Ausländer, der eine Aufenthaltserlaubnis in der Türkei besitzt, kann ebenfalls zum Vertreter ernannt werden.

Der Vertreter des Verbindungsbüros kann jederzeit entlassen werden oder seine Befugnisse können von der Muttergesellschaft eingeschränkt werden.

Das türkische Arbeitsgesetz sieht vor, dass ein Unternehmen für jeden von ihm beschäftigten ausländischen Mitarbeiter fünf lokale Mitarbeiter beschäftigen muss. Es gibt eine Ausnahme von dieser allgemeinen Regel für Verbindungsbüros. Sofern im Vorjahr ein Betrag in Höhe von 200.000 USD aus dem Ausland überwiesen wurde, erhält eine von der Muttergesellschaft autorisierte Person eine Aufenthaltserlaubnis, ohne die genannte allgemeine Regel auszulösen. 

Haftung

Da es keine Rechtspersönlichkeit hat, gehören die Rechte und Pflichten des Verbindungsbüros direkt seiner Muttergesellschaft. Daher haftet die Muttergesellschaft unabhängig von den im Namen des Verbindungsbüros in der Türkei auf die Konten überwiesenen Geldern in vollem Umfang für die Schulden und Verpflichtungen ihres Verbindungsbüros.

Es ist nicht möglich, die Haftung der Muttergesellschaft für ihr Verbindungsbüro in der Türkei durch die dem Verbindungsbüro zugewiesenen Finanzmittel oder andere Vereinbarungen abzugrenzen.

Steuer

Da die Verbindungsbüros per Definition keine einkommenserzeugenden kommerziellen Aktivitäten ausüben dürfen, ist es ihnen nicht möglich, Gewinne zu erzielen. Dies führt zu einer automatischen Befreiung von der Körperschaftsteuer. 

Die Verbindungsbüros müssen keine Mehrwertsteuererklärungen beim Finanzamt abgeben, da sie keine Rechnungen ausstellen können. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie von der Mehrwertsteuer befreit sind. Sie müssen Mehrwertsteuer zahlen, sobald sie Waren oder Dienstleistungen in der Türkei kaufen. Ebenso, wenn ein Verbindungsbüro Vertragspartei in der Türkei wird, für den eine Stempelsteuer erhoben wird, muss es diesen bezahlen. Sie sind auch nicht von der Stempelsteuer befreit.

Die Gehälter der Mitarbeiter des Verbindungsbüros sind ebenfalls von Einkommens- und Quellensteuern befreit, sofern die Finanzmittel für diese Gehälter aus dem Ausland in einer Fremdwährung überwiesen werden. Daher unterliegen die Gehälter der Arbeitnehmer der Einkommensteuer, wenn sie in Türkische Lira gezahlt werden.

Obwohl das Verbindungsbüro von der Körperschaftsteuer befreit ist, muss es sich beim örtlichen Finanzamt registrieren lassen und seine gesetzlichen Aufzeichnungen und Konten ordnungsgemäß führen.

Sozialversicherung

Für die türkischen Mitarbeiter des Verbindungsbüros müssen Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden.

Sofern der ausländische Angestellte des Verbindungsbüros Staatsbürger eines Landes ist, das ein zweiseitiges Abkommen über soziale Sicherheit mit der Republik Türkei abgeschlossen hat und in seinem Land bereits über eine Sozialversicherung verfügt, muss er im Sozialversicherungssystem registriert sein und Sozialversicherungsbeiträge müssen für ihn ebenfalls gezahlt werden.

Erlaubnis zur Einrichtung eines Verbindungsbüros

Die Generaldirektion für Anreizsetzung und Auslandsinvestitionen im Wirtschaftsministerium ist die Regierungsbehörde, die die Genehmigungen für die Verbindungsbüros erteilt und erweitert. Dieselbe Regierungsbehörde ist auch für die Überwachung der Verbindungsbüros verantwortlich.

Für die Erlaubnis zur Einrichtung eines Verbindungsbüros wird keine Anmeldegebühr erhoben.

Die Antragstellung muss folgende Dokumente enthalten:

1.    Antragsformular,

2.    Verpflichtungserklärung. Ein Dokument, das die Kompetenz des Beamten, der die Verpflichtungserklärung im Namen der Muttergesellschaft unterzeichnet hat, beweist, ist ebenfalls beizufügen.

3.    Bescheinigung über den guten Ruf der Muttergesellschaft,

4.    Jahresbericht oder Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung der Muttergesellschaft,

5.    Genehmigungsdokument für die Person, die mit der Ausübung der Tätigkeiten des Verbindungsbüros beauftragt wurde, und

6.    Vollmacht, die der Person erteilt wird, die die Gründungsverfahren vor der Generaldirektion befolgt.

Bitte beachten Sie, dass die im Ausland ausgestellten Dokumente entweder apostilliert werden müssen oder wenn das Land, in dem die Muttergesellschaft ihren Sitz hat, nicht Vertragspartei der Apostille-Konvention ist, müssen diese vom türkischen Konsulat in diesem Land bestätigt werden. Solche Dokumente müssen auch in der Türkei offiziell übersetzt und notariell beglaubigt werden.

Wenn die Muttergesellschaft in einer bestimmten Branche tätig ist, für die besondere Vorschriften gelten, z.B. Bankwesen, Kapitalmärkte, Versicherungen usw., kann die Generaldirektion die zuständigen Regierungsstellen konsultieren, bevor sie die Genehmigung für das Verbindungsbüro erteilt.

Um eine Genehmigung für das Verbindungsbüro zu erhalten, sollte die Muttergesellschaft in den meisten Fällen mindestens ein Jahr in Betrieb sein. Daher wird der Antrag auf Einrichtung eines Verbindungsbüros eines kürzlich gegründeten Unternehmens in der Türkei wahrscheinlich abgelehnt.

Die Erstgenehmigung für Verbindungsbüros wird für höchstens drei Jahre erteilt.

Die Entscheidung über die Anträge wird von der Generaldirektion innerhalb von 15 Tagen nach Antragstellung getroffen, sofern die Akte ordnungsgemäß vorbereitet ist.

Inspektion

Die Verbindungsbüros stehen unter ständiger Aufsicht der Generaldirektion. In diesem Zusammenhang müssen der Generaldirektion jedes Jahr das Datenformular für Aktivitäten der Verbindungsbüros und Begleitpapiere (z. B. ein Schreiben der Bank, in der das Konto des Verbindungsbüros geführt wird) bezüglich Aktivitäten des Verbindungsbüros vorgelegt werden. Andernfalls kann die Genehmigung direkt widerrufen werden oder sie wird nach Ablauf der Anfangsperiode nicht verlängert.

Die Generaldirektion hat nicht nur die Befugnis, Genehmigungen zu erteilen oder zu verlängern, sondern führt auch Besichtigungen entweder von selbst oder nach Erhalt von Mitteilungen der zuständigen Institutionen durch. Die Übereinstimmung der Aktivitäten des Verbindungsbüros mit den Vorschriften wird überprüft, nämlich ob das Verbindungsbüro Handelstätigkeiten ausübt oder ob das Verbindungsbüro in dem in seiner Genehmigung festgelegten Tätigkeitsbereich tätig ist oder nicht.

Die Generaldirektion widerruft die Genehmigungen der Verbindungsbüros, die Handelstätigkeiten ausüben. Andererseits wird für ein nicht konformes Verbindungsbüro, das in einem Tätigkeitsbereich tätig ist, der außerhalb des Geltungsbereichs seiner Genehmigung liegt, eine bestimmte Frist gegeben, damit die Muttergesellschaft die Aufnahme eines solchen Tätigkeitsbereichs beantragen kann, der von der Genehmigung nicht umfasst wird.

Das Verbindungsbüro muss die Generaldirektion spätestens innerhalb eines Monats benachrichtigen, wenn es seine Adresse oder seinen Vertreter oder seine Muttergesellschaft seinen Handelsnamen ändert. Der neue Mietvertrag, das Genehmigungsdokument des neuen Vertreters oder das Dokument mit dem neuen Handelsnamen der Muttergesellschaft sind beizufügen.

Verlängerung

Vor Ablauf der Anfangsperiode kann ein Antrag auf Verlängerung gestellt werden.

Der Antrag auf Verlängerung wird im Rahmen der Aktivitäten des Verbindungsbüros im Vorjahr, der Geschäftspläne und -ziele der Muttergesellschaft, der laufenden und geschätzten Ausgaben, der Anzahl der Beschäftigten usw. bewertet. Die Antragsdatei für die Verlängerung sollte daher auch Belege enthalten. 

Ein Bankschreiben, aus dem hervorgeht, dass die Gelder auf dem Konto des Verbindungsbüros von der Muttergesellschaft im Ausland überwiesen wurden, Dokumente wie Referenzschreiben, aus denen die Beziehung zu den türkischen Kollegen hervorgeht, Dokumente, aus denen hervorgeht, dass das Verbindungsbüro als Gastgeber oder repräsentativ an Messen, Konferenzen usw. teilgenommen hat, Berichte des Verbindungsbüros an seine Muttergesellschaft über den türkischen Markt oder ähnliche Dokumente sollten dem Antrag beigefügt werden.

Die derzeitige Verordnung verbietet ausdrücklich die Verlängerung der Genehmigungen für die Marktforschung oder Werbung für die Produkte oder Dienstleistungen der Muttergesellschaft. 

Die für die Vertretung und das Hosting erteilten Genehmigungen; Die Kontrolle, Inspektion und Bereitstellung lokaler Lieferanten, die technische Unterstützung, die Kommunikation und der Transfer von Informationen sowie regionale Managementzentren können je nach ausgewähltem Tätigkeitsbereich auf bis zu 5 oder 10 Jahre verlängert werden.

Verlängerungsdauer

Die folgende Tabelle zeigt, wie viele Jahre Verlängerung für jedes spezifische Tätigkeitsbereich zulässig sind:

Die Entscheidung über die Verlängerungsanträge wird von der Generaldirektion innerhalb von 15 Tagen nach Antragstellung getroffen, sofern die Akte ordnungsgemäß vorbereitet ist.

Beendigung

Wenn ein Verbindungsbüro beschließt, seine Aktivitäten in der Türkei einzustellen, muss die „Meldung der Beendigung und Prüfung des Geschäfts“ vom Finanzamt empfangen werden, bei dem das Verbindungsbüro registriert ist und der Generaldirektion vorgelegt werden.

Das Verbindungsbüro kann den zum Zeitpunkt der Kündigung auf seinem Konto verbleibenden Saldo ins Ausland überweisen.